Miért érdemes üzleti szemüvegen keresztül nézni a HR-támogató GenAI megoldásokat?
Az olyan, vállalati tudástárra épülő Generatív AI eszközök esetén, mint a NitroDoc, hajlamosak lehetünk arra, hogy egyből beskatulyázzuk a projektet egy adott céges osztályhoz, hiszen elsőre tényleg HR-projektnek tűnhet. Fontos azonban megállni egy pillanatra és kicsit más nézőpontból is megvizsgálni ezt a kérdést, hiszen a hatás valójában az egész vállalatot érinti. Ugyanúgy hatással van a vezetői hatékonyságra, a költségekre, a kockázatkezelésre és a szervezeti működés skálázhatóságára is. Cégvezetői- és HR-vezetői nézőpontból ezért a legfontosabb kérdés nem az, hogy „milyen modern”, hanem az, hogy milyen kézzelfogható üzleti eredményt hoz a mindennapokban.
HR-terhelés csökkenése az onboardingban és a napi HR-supportban
A HR egyik legnagyobb, mégis nehezen mérhető terhelése az ismétlődő információátadás: ugyanazokat a kérdéseket kell újra és újra megválaszolni akár az onboarding során, akár a mindennapi működésben is. A NitroDoc értéke itt abban áll, hogy a vállalati tudástárból, a céges dokumentumokra és policy-kre támaszkodva képes azonnali, konzisztens válaszokat adni. Ez a gyakorlatban tehermentesíti a HR-t az olyan visszatérő témákban, mint például a juttatások, szabadság, home office szabályok, adminisztratív folyamatok, belső rendszerekhez kapcsolódó teendők vagy az onboarding gyakran előforduló, alapvető kérdései. A felszabaduló kapacitás a HR oldalán jellemzően nem üresjáratként jelenik meg, hanem olyan tevékenységekben, amelyek valóban stratégiai értéket teremtenek: szervezetfejlesztés, employer branding, vezetőtámogatás, változásmenedzsment, HR-analitika és a komplexebb, emberi jelenlétet igénylő ügyek kezelése.
Gyorsabb onboarding, rövidebb út a produktív munkavégzésig
Az onboarding hatékonysága nemcsak HR-mutató, hanem üzleti mutató is: minél gyorsabban válik egy új belépő önállóvá, annál hamarabb termel értéket. A NitroDoc úgy támogatja ezt, hogy az új kolléga az első naptól kezdve hozzáfér és kérdezheti a vállalati tudásbázist, így nem kell minden információért a HR-hez vagy a vezetőhöz fordulnia. Az eredmény tipikusan az, hogy az új belépő már az első néhány héten magabiztosabban navigál a céges szabályok, folyamatok és belső rendszerek között, ezáltal csökken az a bizonytalanság, ami gyakran lassítja a beilleszkedést. Cégvezetői szemszögből ez a time to productivity rövidülésében jelenik meg, a HR oldaláról nézve pedig abban, hogy az onboarding kevésbé személyfüggő, kiszámíthatóbb, skálázhatóbb.
Hatékonyabb mindennapi HR-működés, kevesebb ad hoc megkeresés
A vállalati működésben a HR-hez beérkező ad hoc kérdések nagy része nem bonyolult HR-eset, hanem egyszerű információigény: hol található valami, mi a szabály, mi a következő lépés, az adott kérdéssel vagy témával kapcsolatban kihez kell fordulni. Ha ezek a kérdések a NitroDoc-on keresztül önkiszolgáló módon megválaszolhatók, akkor csökken az e-mail- és chatforgalom, rövidül a válaszadási idő és a HR csapat is hatékonyabban tud dolgozni, hiszen nincsenek hirtelen fókuszváltások. Munkavállalói oldalról pedig az a legnagyobb nyereség, hogy a válasz nem munkaidőhöz vagy adott kollégához kötött: a tudásbázis elérhető akkor is, amikor a HR épp meetingel, az adott kolléga szabadságon van, vagy éppen nem elérhető.
Tudásvesztés minimalizálása: a szervezet kevésbé lesz személyfüggő
Szinte minden szervezetben találkozhatunk olyan kollégákkal, akik azonnal tudják a választ az adott kérdésekre, fejben tartják a folyamatok finomságait, a kivételeket, a gyakorlatban bevált megoldásokat. Ez rövid távon működőképes, hosszú távon azonban kockázat, mert kilépés, átszervezés vagy akár egy hosszabb távollét esetén a tudás nem elérhető. A NitroDoc vállalati tudástárra épülő működése abban segít, hogy a szervezeti tudás ne csak emberekhez kötődjön, hanem dokumentált, visszakereshető és a mindennapi munkavégzésben ténylegesen használható formában is rendelkezésre álljon. Ennek üzleti értéke nemcsak a kockázatcsökkentésben jelenik meg, hanem abban is, hogy a szervezet gyorsabban tud alkalmazkodni: új emberek, új csapatok, új működési rendek mellett is stabilabbá válik a tudásáramlás.
Döntéstámogatás és riportok: láthatóvá válik, mire megy el az idő
A NitroDoc nem csak a válaszadást gyorsítja, hanem segíthet abban is, hogy a HR és a vezetés végre adatokkal lássa: milyen kérdések és témák generálják a legtöbb belső terhelést. Ha a rendszer képes összesíteni, mely témákban érkezik a legtöbb kérdés, hogyan változnak a trendek, vagy hogy az onboarding jellegű kérdések aránya hogyan viszonyul a napi HR-supporthoz, akkor a HR-vezető és a cégvezetés egyaránt tiszta képet kaphat arról, ami eddig jellemzően informális benyomásokból állt össze.
Ez a fajta átláthatóság több szempontból is rendkívül hasznos. Egyrészt jobban priorizálható, hogy hol érdemes dokumentációt, szabályzatot javítani, finomítani, érthetőbbé tenni, vagy éppen folyamatot egyszerűsíteni. Másrészt könnyebbé válnak az üzleti döntések arról is, hogy milyen HR-kapacitásra és milyen fejlesztésekre van valóban szükség a vállalatnál.
Fontos szempont az is, hogy a szervezetekben sokan nem technikai területen dolgoznak – számukra az IT-t vagy a compliance-t érintő összetettebb szabályzatok és folyamatok gyakran nehezebben érthetők. Ilyenkor különösen sokat számít, ha a tudás nem csak létezik valahol egy dokumentumban, hanem érthetően, önkiszolgáló módon is elérhető, és a kolléga a saját szavaival kérdezve is releváns, könnyebben érthető de pontos választ kap.
Employer branding és employee experience: gyorsabb válasz, kevesebb frusztráció
Egy HR-támogató tudásasszisztens hatása nem csak belső hatékonyság. A toborzási piacon egyre erősebb érték az, ha egy cég modern, támogató és transzparens működést mutat: az, ha az új kollégáknak már az első naptól van kihez fordulni, egy olyan üzenet, amely kézzelfogható employer branding előny lehet. Belső oldalon pedig a munkavállalói élmény javulása gyakran a kis dolgokban mérhető: gyors, naprakész információhoz jutás, kevesebb bizonytalanság, átláthatóbb folyamatok, valamint egy olyan csatorna, ahol a kollégák könnyebben mernek kérdezni, mert nem érzik azt, hogy kérdéseikkel zavarják a HR-t vagy a vezetőt.
Kipróbálnád?
A vállalati tudástárra épülő GenAI-megoldások tehát messze túlmutatnak egy egyszerű HR-projekten. A HR tehermentesítésétől kezdve a gyorsabb onboardingon át egészen a tudásvesztés csökkentéséig és az adatalapú döntéshozatalig az egész szervezetet érintik.
Ha szeretnéd részletesebben megismerni, hogyan működik egy ilyen vállalati tudástár asszisztens a gyakorlatban, és milyen területeken tudja támogatni a szervezeted mindennapi működését, iratkozz fel hamarosan megjelenő ebookunra!
