A 2020-as év minden vállalkozást komoly kihívások elé állított. Rengeteg cikk foglalkozik azzal, hogy a koronavírus (COVID-19) miatti kényszerű leállások és rendkívüli home office-ok következtében nagyobb reflektorfénybe került az automatizálhatóság, a folyamatok digitalizációja és a riportálhatóság kérdésköre, mint eddig bármikor. Mivel a Business Process Management (BPM) mindegyik kérdéskörre válaszokat tud nyújtani, érdemes ezzel a területtel részletesebben foglalkozni. Az üzleti folyamatok modellezése, optimalizálása és jellemzően azok szoftveres megtámogatása nem újkeletű dolog, elég kiterjedt a szakirodalma is, rengeteg tapasztalat van a témában. A mostani felfutás miatt a következő hetekben igyekszünk összefoglalni, hogy milyen lehetőségeket is rejt magában ez a terület a folyamatfelmérés és IT területén. Megnézzük, nagyjából miről is szól ez a dolog, hogy kell ezt elképzelni. Rávilágítunk, hogy milyen hasznot tud hozni egy vezető szempontjából, a gyártási folyamatok szempontjából, és egy-egy felhasználási területen konkrét példákon keresztül is megvizsgáljuk a BPM módszertanát.
Maga a BPM nagyon egyszerűen az üzleti folyamatok leképezését, esetleges újratervezését, és az így kapott modell gyakorlatba való átültetését, valamint a működés során mért adatok alapján a folyamatok folyamatos optimalizálását foglalja magában.
De mi is egy üzleti folyamat? A legegyszerűbb válasz: bármi, esetleg minden. A bonyolultabb, ám mégis érthetőbb definíciót Tenner és DeToro fogalmazták meg: egy vagy több tevékenység, amely értéket növel úgy, hogy egy bemenetkészletet átalakít a kimenetek készletévé (javakká vagy szolgáltatásokká) egy másik személy (a vevő vagy felhasználó) vagy folyamat számára, emberek, módszerek és eszközök kombinációjával.
Ez azt jelenti, hogy egy lépés- vagy eljárássorozatot akkor nevezhetünk üzleti folyamatnak, ha az valamit hozzátesz az inputok értékéhez. Nem kell feltétlenül komoly vagy bonyolult dologra gondolni. Ez alapján üzleti folyamat lehet akár ennek a blogcikknek a megírása, vagy az is, hogy valaki egy riport elkészítéséhez összesíti két táblázat adatait, hiszen ezáltal a vezetőnek ezt nem kell megtennie, és így a szabadon maradt idejét potenciálisan nagyobb értékű feladatokra, döntésekre tudja fordítani. De persze üzleti folyamat az előzőnél akár sokkal komplexebb lépéssorozat, például egy eszköz, szolgáltatás előállítása is.
Egy folyamatoptimalizációs és -automatizációs feladatot jellemzően projektként érdemes megvalósítani. Ezek általában úgy kezdődnek, ha a megbízó vállalat még nem vitt véghez ilyen jellegű projektet, hogy először csak kisebb fába vágják a fejszéjüket, és egy-két kisebb folyamatot vizsgálnak felül, és ha az a projekt sikeres, akkor jönnek a komolyabb támogató- vagy termelőfolyamatok. Egy BPM-projekt során jellemzően külső tanácsadót vagy elemzőt alkalmaznak, aki a szakmai szereplőkkel együttműködve méri fel a működést, majd tesz javaslatot a változtatásokra. Azért fontos, hogy külső személyt vonjanak be, mert ő nem részese a céges erőtérnek, így viszonylag objektíven tudja elemezni a rábízott műveleteket. Emellett valószínűleg sok nélkülözhetetlennek tűnő, ám mégis elhagyható folyamatelemmel találkozott már. Az ilyen felméréseknek általában egy sokkal egyszerűbb és rövidebb folyamat az eredménye. Ez azt is jelenti, hogy ha a vállalat nem ragaszkodik eljárásokhoz csak azért, mert „azt eddig is így csináltuk”, akkor már a felmérés mindenféle IT fejlesztés nélkül is mérhető hasznot tud hajtani, ami gyorsabb átfutási időben és kevésbé terhelt munkatársak formájában realizálódhat.
A felmérés után megvalósítandó folyamatokból persze végtelen fajtát, méretűt, költségűt lehet felrajzolni, ami nagyban függ a megbízó cég stratégiájától, vágyaitól, költségvetésétől és attól, hogy milyen szoftvereket használ. A-ból a B-be el lehet jutni gyalog és helikopterrel is. A mozgástér hatalmas, pont ezért van szükség arra, hogy egy ilyen átalakítás előtt a megbízónak legyen üzleti stratégiája, vagy legalább elképzelése arról, hogy miért is szeretne ilyen projektbe vágni. Ha ez nincs meg, akkor véleményünk szerint a stratégiai célkitűzés a nulladik lépés, amibe szintén érdemes lehet tanácsadót vagy külső támogató személyt bevonni. Minden üzleti folyamatot a stratégiából kell levezetni, a meglévő folyamatokat pedig ahhoz illeszteni. Ekkor tudja a csónakot mindenki ugyanabba az irányba evezni.
Az ilyen felmérésekkel szemben gyakori (és sokszor sajnos jogos) félelem, hogy valamilyen indokolatlanul hatalmas szoftverfejlesztési projekt lesz az eredménye, ami egyrészt rendkívüli költségekkel járhat, másrészt pedig nagyon sokáig készül, és a végén sokszor nem is azt kapjuk, amit szerettünk volna. Ez így összességében nem hangzik sem költségcsökkentő, sem a működést egyszerűsítő eredménynek. De a BPM eszközök egyik nagy előnye, ami kicsit az agilis módszertanokra is hasonlít, hogy kisebb lépésekben, folyamatos visszacsatolásokkal és javításokkal is haladhatunk. És a párhuzamba még az is jól beleilleszkedik, hogy a meglévő szolgáltatásokat is össze lehet kapcsolni vele, egyfajta middleware-ként is működhet egy folyamatmotor. Így egyrészt nem feltétlenül van szükség új szoftverek beszerzésére vagy lefejlesztésére, másrészt a fejlesztési idő is rendkívül lerövidül ahhoz képest, mintha a már működő funkciókat kéne lefejleszteni egy új termékbe. Persze van, amikor a teljesen új szoftver indokolt, de elég sok esetben nincs rá szükség, elkerülhető. A fejlesztési idő jelentős csökkenése pedig drasztikusan csökkenti a beszerzési költségeket is. Ráadásul ha változik egy folyamat, akkor egyedi fejlesztésnél újra fel kell venni a kapcsolatot a fejlesztő céggel, új ajánlatot és fejlesztést kérni, míg a workflow-k esetében az admin felületen lehetőség van fejlesztői ismeretek nélkül is a grafikus folyamattervező felületen módosítani, majd élesíteni a workflow-nkat, és így az épp futó folyamatok még le tudnak futni az eredeti rendszerben, míg az újak már a módosított megoldás szerint fognak végrehajtásra kerülni. Ezek a verziók könnyen nyilvántarthatók, vissza lehet állni korábbi verziókra, és egyszerűen módosíthatók bármikor.
És hogy mik is kapcsolhatók össze, integrálhatók így? A legegyszerűbb példa egy feladatkezelő rendszer dokumentumtárral és emailküldéssel, ahol feladatok oszthatók ki a munkatársainknak határidővel, csatolt dokumentummal, emailes emlékeztetővel. De ha van valamilyen ERP vagy CRM-rendszerünk, azok is könnyen becsatornázhatók, és sok feladat automatizálhatóvá válik (pl. valamilyen marketing kampány lebonyolítása, eredményeinek visszamérése). Esetleg ha valamilyen webes microservice-eket használunk, azok is könnyen meghívhatók, paraméterezhetők, triggerelhetők. De ennél persze vannak sokkal komplexebb lehetőségek, pl. amikor egy teljes gyártósort állítunk össze úgy, hogy nem kell új vezérlőszoftvert írni az egyes készülékek számára, „csak” a vezérlő- és bemeneti adatokat kell átadni számukra a gyártás alatt álló termékkel együtt. Ezekről a megoldásokról a későbbi kapcsolódó bejegyzéseinkben írunk majd részletesebben is.
Milyen előnyei vannak a BPM-nek?
A költségcsökkentés mellett környezetvédelmi okokból is fontos a feleslegesen felhasznált erőforrások minimalizálása, ennek egyik leggyakrabban felmerülő példája irodai környezetben a papírmentesség. Ez eddig leginkább valóban a környezetvédelem miatt kapott nagyobb hangsúlyt, azonban 2020-ban új érvek sorakoztak fel a papírmentes működés mögé: vírusok terjedése különböző, többek által érintett felületeken, nem feltétlenül indokolt személyes kontaktusok átadás során, valamint ha csak emiatt kell valakinek bemennie az irodába, sok emberrel találkozik, ezzel is növelve a fertőzés kockázatát. Az irodai workflow-rendszerekbe szinte mindig integrálnak dokumentumkezelő-rendszereket (ha van meglévő azt, ha nem, akkor újat). Ezekből is rendkívül sokféle van, köztük elég komoly ingyenes, open-source megoldások is. Az ilyen rendszerben tárolt dokumentumokhoz társítani lehet különböző státuszokat, metaadatokat, így a folyamatokba is beépíthetők, és a különböző véleményezési, szignózási köröket nem kell papíros formában végezni, az elektronikusan tárolt dokumentumon is megvalósítható minden lépés, akár az aláírás is! A digitális aláírás mára egy bárki által elérhető szolgáltatássá vált, így lehetőség van akár hivatalos iratok, szerződések menedzsmentjére is teljesen papírmentesen. Persze erre a fogadó félnek is fel kell készülnie, de látható, hogy pár éven belül akár ténylegesen elérhető lesz az, hogy ne kelljen ugyanazt a dokumentumot kinyomtatni, aláírni, beszkennelni, ezeket pedig tetszőleges számban megismételni. Ez a fejlődési folyamat eddig is érzékelhető volt, de remélhetőleg a mostani helyzetben ezt a lépést végre meg tudjuk tenni.
És ha sikerült elérni, hogy a dokumentumokat ne papírosan adjuk át egymásnak, hanem elektronikus formában küldjük el, megspórolhatunk egy csomó időt olyan jellegű feladatokkal, hogy egy kinyomtatott Excel-táblázatot pötyögünk be újra egy másik táblázatba. Persze elektronikus küldés esetén is sokszor van, hogy a táblázatot egy más formátumú, vagy csak más megközelítésű online felületre, adatbázisba, rendszerbe kell felvinnünk, akár cellánként másolva. Ez munkatársunk képességeinek nem a leghatékonyabb kihasználása, igaz? Szerencsére, és a mérnöki-fejlesztői találékonyságnak hála már erre is vannak eszközeink. A Robotic Process Automation (RPA) egy olyan technológia, ahol algoritmizálható lépések meghatározásával egy szoftver valósítja meg ezeket a lépéseket. Ilyenkor például a program valóban megnyitja a szükséges táblázatot, valóban vágólapra helyezi az adatokat, és valóban beilleszti, hasonlóképp működik, mint a webes automatizált tesztelésre használt eszközök, ám ez nem csak böngészőben végez lépéseket, hanem asztali alkalmazásokon is használható. Így olyan lépések is automatizálhatók, amik eddig feleslegesen terhelték jellemzően adminisztratív munkatársainkat.
Az ilyen táblázatokból és sokféle rendszerből pedig mindig végtelen adat kerül a vezetők elé. Riportok, a riportokat összefoglaló riportok, napi jelentés, heti, havi. De ha az adatainkat egy helyen tároljuk, és döntési szempontokat állítunk fel, akkor egy workflow döntéstámogató rendszerként (Decision Support System – DSS) is funkcionálhat egyszerűen felírható szabályok alapján. Ha a döntési szempontok nem állíthatók össze olyan egyszerűen, viszont van megfelelő mennyiségű és minőségű példaadatunk, akkor gépi tanulással (Machine Learning) is felvértezhetjük rendszerünket. Ráadásul nem is kell, hogy ezek az adatok a mi birtokunkban legyenek. Ha az interneten publikusan elérhetők, és tudjuk, hogy hol, akkor azokra is ráengedhetjük az algoritmusunkat, és akár kisebb, akár nagyobb adatmennyiségből (big data) is felállíthatja a döntési szempontrendszert, következtetéseket. Sőt, akár meg is fogalmazza ezt a rendszert számunkra.
És ha már egy vállalat ilyen sok energiát fektet a folyamatainak javításába, érdemes ezeket a folyamatokat mérni is. Az így kapott adatokat sokféleképpen fel lehet használni: láthatóvá válik, hogy hol akadnak el a folyamatok, melyik szakaszoknál van szükség plusz erőforrások bevonására, hol van szűk keresztmetszet, hol van feleslegesen sok erőforrás, amik alapján tovább javítható a hatékonyság.
Ezek mellett akár a teljesítménymenedzsmentbe is bevonható indikátorokat lehet képezni bizonyos feladatkörök esetén a mért adatokból, vagy jutalékos rendszernél akár a jutalék automatikusan kalkulálható is. És ezek ellenőrzéséhez sem kell a vezetőknek feltétlenül bonyolult adatbázisokat, táblázatokat bújniuk és elemezniük, hiszen viszonylag egyszerűen előállíthatók automatikus riportok a folyamatban felhasznált és/vagy előállított adatokból. Ezeket pedig szép, színes-szagos diagrammokkal ábrázolni is lehet, ami még jobban megkönnyíti a leírtak értelmezését, megértését. De tudjuk jól, hogy a túl sok riportnak az a vége, hogy senki sem nézi őket. Így ahol elegendő azt vizsgálni, hogy egy kritikus, riasztási szint alatt vagy fölött van-e a rendszer adott jellemzője, ott be lehet azt is állítani, hogy csak ennek elérésekor kapjanak értesítést a felelősök, akiknek be kell avatkozniuk ilyenkor.
Fizetős? Ingyenes?
Na és hogy milyen lehetőségek vannak az ilyen rendszerek kiépítésére? Ahogy írtuk, a lehetőségek száma elég nagy, és a bevezetni kívánt eszközök költségei is elég széles palettán mozognak. Vannak nagyvállalati fizetős megoldások (pl. IBM BPM, Oracle BPM), amik hatalmas költségekkel járhatnak, de cserébe amellett, hogy viszonylag könnyen használhatók, és sok szolgáltatás előre ki van bennük építve, magas biztonsági és működési garanciákat nyújtanak. Vannak kisebb folyamatmotorok, amik egy-egy termék kiegészítő szolgáltatásaként érhetők el. Ezek arra valók, hogy könnyebben használhassuk ki az adott termék funkcionalitását. Ilyen lehetőség van pl. beépítve egy-egy dokumentumkezelő rendszerbe, vagy akár a Microsoft 365-ben. És vannak ingyenes, open-source eszközök, melyek szolgáltatásban vetekszenek a nagyvállalati társaikkal, azonban kicsit kényelmetlenebb az adminisztrációs felületük, több beépülő funkciót kell lefejleszteni külön, saját vason kell futtatni, stb. Persze ezek költségei még így is alacsonyabbak lehetnek a korábban felsoroltaknál. Nagyon sok open-source eszköt található már az interneten, akár iparágspecifikusan is érdemes nézelődni. Mi a Camundát használjuk, mely mind fejlesztői, mind felhasználói oldalon is megelégedésre ad okot. A termék mögött álló fejlesztőgárda elég nagy tapasztalattal bír a területen, hiszen az Activiti terméktapasztalatait vitték tovább, ami szintén az egyik vezető nyílt forráskódú versenyző. Az ő csapatuk pedig a jBPM fejlesztői közül került ki, szóval ezekbe a termékekbe beépült a teljes BPM evolúció majdnem minden tapasztalata. A nyílt forráskódú szolgáltatók is nyújtanak fizetős lehetőségeket, ahol akár üzemeltetés, akár felmérés, akár egyéni fejlesztési lehetőségeket biztosítanak a megrendelő számára.
Ha nem szeretnénk végigböngészni a teljes internetet, kinyomozni, hogy melyik információ a helyes, melyik nem, akkor érdemes itt is a külső partner bevonása. Csak figyelni kell arra, hogy mennyire van elköteleződve a beszállító valamelyik gyártó terméke felé, mennyire szeretné ránktukmálni a lehető legdrágább terméket. Emellett akár megoldás lehet az is, hogy külön projektként végezzük el a folyamatfelmérést és -optimalizálást, és az implementálandó folyamat megvalósítására és üzemeltetésére kérünk be ajánlatokat.
Végül
Ez a blogbejegyzés pusztán egy rövid bevezető volt arról, hogy nagy általánosságban milyen jellegű hasznot hozhat bizonyos folyamatok worklfow-val való megtámogatása és újragondolása a vállalatoknak:
- az átfutási idő, gyártási ciklusidő jelentősen csökkenhet;
- munkatársaink az idejüket sokkal több érékteremtő, kreativitást igénylő feladatokra fókuszálhatják automatizálható, mechanikusan végrehajtható taskok helyett;
- felesleges erőforrás ráfordítások kiiktatása a folyamatból;
- könnyen átlátható, riportálható és akár reprodukálható folyamatok;
- automatikusan generálható folyamatleírás.
A későbbiekben ennél konkrétabb, egy-egy specifikus témakör köré csoportosuló megoldásról fogunk írni, amiből látható, hogy milyen célokra is használható a BPM, és részletesebben is bemutatjuk a worklfow felrajzolásának, meghatározásának lépéseit is. Így szó lesz általános irodai folyamatokban használt megoldásokról, azokról a nagyjából lineáris folyamatokról, amiket akár tipikus BPM folyamatoknak is nevezhetnénk (pl.: hitelbírálat, pályázati rendszerek, stb.), azokról, hogy egy vezetőnek, HR vagy kontrolling részlegnek milyen segítséget tudnak nyújtani a folyamattámogató eszközök, illetve megnézzük majd, hogy az adatok kvázi valósidejű feldolgozása, és azok által vezérelt visszacsatolási hurkok hogyan használhatók fel e területen.
