A következő lépés a HR digitalizációban
Ha a HR és a vezetés egyszer már felismerte, hogy a „csak még egy gyors kérdés” típusú megkeresések nem egyszerűen apró zavart okoznak a szervezetben, hanem rendszerszintű kapacitásvesztést jelentenek, akkor óhatatlanul felmerül a kérdés: hogyan tudnánk úgy tehermentesíteni a HR-t, hogy közben a munkavállalók gyors, pontos és konzisztens válaszokat kapjanak?
A NitroDoc erre a dilemmára ad vállalati szintű választ: egy olyan GenAI-alapú tudásasszisztens, amely a cég saját dokumentumaiból és tudásanyagából dolgozik, ezáltal a mindennapi HR-támogatást ugyanolyan kiválóan lefedi, mint az onboarding információigényét.
Mi a NitroDoc, és mitől más, mint egy chatbot?
A NitroDoc nem egy általános célú, internetes tudásból táplálkozó chatbot. A lényege éppen az, hogy a vállalati információkat teszi elérhetővé emberi nyelven. A működési logika egyszerű: a munkavállaló kérdez, a rendszer pedig a vállalati tudástár releváns részeire támaszkodva válaszol. Ez a különbség kulcsfontosságú CEO és HR-vezetői szemmel is, mert így a válaszok nem vélemények vagy statisztikai mintázatok, hanem a cég saját szabályzataiból, folyamatleírásaiból, belső tájékoztatóiból és onboarding anyagaiból származó, ellenőrizhető információk.
A NitroDoc így valójában a vállalati tudás működési modelljét változtatja meg. Nem azt várja el a kollégáktól, hogy tudják, melyik mappában és milyen fájlnév alatt van a megfelelő dokumentum, hanem azt adja meg nekik, amit valójában szeretnének: a konkrét helyzetükre vonatkozó, azonnal használható, legfrissebb és legpontosabb választ.
Vállalati tudástár, amit valóban használatnak
A legtöbb szervezetben a tudás nem hiányzik, hanem sajnos általában szétszórt és nehezen hozzáférhető. Intranet oldalak, SharePoint mappák, megosztott drive-ok, PDF-ek, prezentációk, belső wikik, régi e-mailek és „valakinél biztos megvan” típusú információk élnek egymás mellett. A NitroDoc fejlesztésekor ezt a valóságot vettük alapul, hiszen mi is ezzel találkozunk a piacon, ezért ezt a helyzetet tesszük kezelhetővé: a vállalati dokumentumokat, szabályzatokat és tartalmakat olyan formába rendezi, amelyből gyorsan előhívható a releváns rész, majd ezt a GenAI segítségével közérthető válasszá alakítja.
Cégvezetői szemszögből ennek az egyik nagy pozitívuma, hogy az információáramlás könnyítése mellett egyúttal csökken a szervezet személyfüggősége, hiszen a tudás nem emberekhez és informális csatornákhoz kötődik, hanem egy skálázható rendszerhez. HR-vezetői oldalról pedig az a hatalmas előny jelenik meg, hogy a belső információszolgáltatás végre nem kézi üzemmódban működik, hanem a tudástár ténylegesen elkezd dolgozni és támogatja a kollégák munkáját.
Onboardingtól a mindennapi HR-támogatásig: ugyanaz a kihívás, ugyanaz a megoldás
Az onboarding tipikusan az a pont, ahol a szervezet információs hiányosságai általában a leglátványosabban felszínre kerülnek. Mi történik ilyenkor? Az új belépő egyszerre próbálja megérteni a cég működését, szabályait, folyamatait, miközben gyorsan produktívvá kell válnia. Ilyenkor a kérdések mennyisége természetes módon megugrik, a HR osztály, a közvetlen vezető, sokszor az IT is folyamatos kérdezz-felelek üzemmódba kerül. A NitroDoc ebben az időszakban úgy segít, hogy az új kolléga a belépést követően azonnal kérdezheti a vállalati tudásbázist, nem kell minden információért külön embert keresnie.
A valódi érték azonban nem áll meg a próbaidő végén. A mindennapi HR-support ugyanúgy információigényre épül: juttatások, szabadságok, home office szabályok, teljesítményértékelési ciklusok, belső képzések, karrier- és mobilitási folyamatok mind olyan területek, ahol a munkavállalók nem dokumentumokat akarnak olvasni, hanem gyorsan szeretnék tudni, mi a teendőjük. A NitroDoc itt is ugyanazzal a logikával működik: a kérdés mögötti szándékot értelmezi, és a vállalati forrásokra támaszkodva ad választ, így a HR helpdesk jellegű terhelése érdemben csökkenthető.
Vezetői nézőpont: skálázhatóság, kockázatcsökkentés, konzisztencia
Egy cégvezető számára a NitroDoc legfontosabb ígérete tipikusan nem az, hogy „lesz egy AI eszköz, amitől lehet kérdezni”, hanem az, hogy a szervezet gyorsabban és kiszámíthatóbban működhet. A gyorsabb onboarding rövidebb „time to productivity”-t jelent, a konzisztens, naprakész HR-válaszok csökkentik a félreértésekből származó kockázatot, a tudásrögzítés pedig mérsékli a kulcsemberek távozásából fakadó sérülékenységet. Emellett a GenAI-alapú tudásasszisztens egy olyan skálázhatósági probléma megoldására is alkalmas, amelyet a klasszikus működésben csak létszámbővítéssel lehetne kezelni: ha nő a szervezet, nő a kérdések száma is, a HR kapacitása pedig előbb-utóbb szűk keresztmetszetté válik.
HR-vezetői nézőpont: tehermentesítés, egységes tudás, jobb munkavállalói élmény
HR oldalon a NitroDoc akkor lesz igazán értékes, ha a mindennapokban érezhetően csökkenti az ismétlődő kérdések számát, és a HR csapat végre több időt tud fordítani stratégiai és fejlesztési feladatokra. A rendszer nem azért hasznos, mert automatizál, hanem mert a munkavállalók számára természetes csatornán, azonnali módon ad hozzáférést a vállalati tudáshoz. Ez a szervezeti élményt is javítja: a kollégák gyorsabban kapnak választ, kevesebb a bizonytalanság, és csökken az információ megszerzésével járó frusztráció. Mindez a HR hitelességét is erősíti, hiszen ugyanarra a kérdésre a szervezet minden pontján ugyanaz a válasz érkezik, természetesen a cég saját, hivatalos dokumentációja alapján.
Hogyan érdemes gondolkodni a bevezetésről?
A NitroDoc bevezetésének jó kiindulópontja az a felismerés, hogy a szervezetben már ma is létezik a szükséges tartalom, csak nincs „jól használható formában a munkavégzésben”. A siker kulcsa ezért tipikusan nem a technológiai hype, hanem a fókusz: először azokra a területekre érdemes ráengedni a megoldást, ahol a legtöbb ismétlődő kérdés érkezik, ahol a HR tehermentesítésének üzleti hatása gyorsan látszik. Ilyen a beléptetés és onboarding, valamint a mindennapi HR-policy és juttatási információk köre. Ha ezek jól működnek, a rendszer fokozatosan kiterjeszthető további tudásterületekre is, így valóban vállalati szintű tudásasszisztenssé válhat.
Megnéznéd működés közben is?
Bízunk benne, hogy cikkeinket olvasva egyre több cégvezető és HR vezető érdeklődését tudjuk felkelteni a téma iránt. Ha szeretnél részletesebben olvasni arról, hogyan épül fel egy vállalati GenAI-alapú tudásasszisztens, milyen HR- és vezetői use case-ekkel érdemes indulni, és hogyan lehet mindezt biztonságosan, vállalati környezetben bevezetni, iratkozz fel a hamarosan megjelenő díjmentesen elérhető ebookunkra, melyben részletesen bemutatjuk, hogyan segít a GenAI és a NitroDoc abban, hogy egy 0-24 elérhető GenAI alapú HR-támogató asszisztens hatékonyabbá tegye a vállalatot.
